輕鬆開會五部曲

快樂熊

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管理智庫 —— 大師級最T O P 管理
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計
管理難題
你會發現，職位愈高的同事，花在開會上的時間愈
多。如果會議開得不好，沒有得到預期的效果，那就
是浪費時間，亦即是損失了大量的金錢成本。好的會
議充滿生命力，氣氛好，省時間。你能想到一些幫忙
促進會議成效的架構嗎？
你會怎樣解決這個難題？
有一個星期，我用了足足38 個小時開會，最後疲備不
堪，卻最終領會到有效的會議是怎樣進行的。那是一
系列成功的會議，因為所有的議程在會議之前已派發
給與會的同事，主持會議的同事一開始就有技巧地引
導大家進行討論。最重要的是，他們有一個架構引導
會議的每一個環節順利進行。
會議的架構
開會的時候，有了會議架構（Meeting Structure），
便能令你的會議按部就班地進行，達到預期的效果。
右面的圖表歸納了幾種會議的架構。例如，在一個集
思會上，在各人提出自己的想法之前，主持會議的人
應首先定立大家思考的方向和原則，這些規則會誘發
大家更容易想到新的「點子」，也避免同事對尚未成
熟的想法妄下判斷。
目的建議架構
作出決定
Decision Making
1. 提供背景資料
2. 精確地指出問題所在
3. 界定決策的準則
4. 根據不同準則的重要性，定下先後次序
5. 討論
6. 作出決定
集思會 / 度橋
Brainstorming
1. 定下思考原則
2. 不武斷，不隨便批評別人的意見
3. 想到的主意愈多愈好，「量」比「質」更為重要
4. 討論及度橋
5. 將「奇謀」紀錄
諮詢
Consultation
1. 提出願景 / 目的（Vision / Objective）
2. 描述現況
3. 討論及想出不同的解決方法及其正反效果（Alternatives and
their pros and cons）
4. 作出決定
推行計劃
Implementation
1. 界定各同事的角色和職責（Roles and Responsibilities）
2. 界定投入的資源和期望的結果（Input & Output）
3. 界定衡量成功的準則（Success Criteria）
簡報會
Briefing
1. 明白要講解的資料，以及了解這些資料對與會者的影響
2. 按資料的重要程度排列先後，由上而下，外而內，高而低，
先而後等層面，一步一步地解說
3. 講解及演繹
分享
Sharing
1. 吸引大家的興趣
2. 分析事件及其含意
具體例子
為了明白會議架構的重要性，以下是一個例子：
你是一間工廠的董事長。公司近來擴展迅速，你希望在上海建立一條新生產線。
你對於三個建廠的地點尚未拿定主意，你希望透過開會和各部門經理商議。
在上述情況，如果有一個會議架構引導大家討論，效果將事半功倍，但是大家慣
常的做法往往是：
1. 直接進入討論（說出三個地點建廠的利弊）
2. 作出決定