總被意料之外的臨時任務打亂計畫？3方法，做到真正的時...

寒流來襲

晚上七點，Tom從辦公室走出，電話卻在這時響起，「有件緊急的任務想要麻煩你，明日要給客戶的提案，今天晚上10點前得先寄給大老闆看過，」主管在電話那頭風風火火的交代著，Tom不疾不徐的從公事包裡，拿出剛入手的新筆電，就這樣在公車站旁打開檔案，做最後一次確認。

在這個高度緊繃、工作一個接著一個而來的時代裡，Tom的情況一定都發生過在你我身上，「時間不由得自己安排、重要的事情一再被延後」，從前的他多半是嘆了一口氣，摸摸鼻子把接下來的約會或私人行程挪開。

當意外出現、總是打壞計畫，讓人沮喪「時間管理」彷彿變得遙不可及。也因此，近年來許多傑出工作者討論，真正的時間管理，是得把「零碎」以及「意外多出來」的時間計算進去，為這些不可預期的事件做好相關準備，才能保有最好的工作效率。

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過去我們都以為「做好行程安排」就是「時間管理」，但成功學大師史蒂芬．柯維（Stephen Covey）表示，「『時間管理』其實是一個誤稱 — 我們的挑戰不是管理時間，而是管理我們自己。」

而我們可以怎麼準備、又如何善用工具做好「自我管理」，以下提供給所有工作者三個建議：

1. 確保所有環節都不會阻礙你的工作：

先想像這個情況，多數工作者都會記得把相關文件存進雲端當中，以利在任何需要的時候可以隨時編輯。但你我都可能遇過這樣的情況，「沒有網路或是網路不穩的時候，雲端怎麼連也連不上去！」

沒有網路，或者VPN連不上公司公槽硬碟存取資料時的窘狀，讓工作者彷彿斷了手腳一樣，什麼也做不來，想要好好工作，卻被這種「科技意外」阻礙。也因此，有愈來愈多的工作者選擇使用 OneDrive 這個雲端硬碟工具，其最強大的功能在於，只要你在儲存文件、檔案的同時，記得按下「離線使用」，那無論在荒郊野外、網路不穩定的地方，都可以輕鬆抽取文件編輯。

2. 將to-do list分門別類：

史蒂芬．柯維（Stephen Covey）提倡將「重要——不重要」「緊急——不緊急」作為X、Y軸，讓所有工作者依據事情的「重要但不緊急」「重要且緊急」「不重要不緊急」「不重要但緊急」四個象限做分類，然後放在自己可以看得見的地方。

Windows Ink 有個便箋功能正好可以拿來應用，四張便箋用不同的顏色區分，讓人一目了然，而且最重要的是，你一打開電腦就可以看見。

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這個to-do list最好用的地方在於，當你有零碎時間可以應用時，可以依據時間的長短（是15分鐘還是1.5小時）、手邊有什麼樣可以利用的工具（任務是可以獨立完成或是需要討論），做最好的選擇，讓當下的自己可以充分解決一項任務，而不會把自己弄得焦頭爛額。

3.每天給自己15分鐘，找回專注力：

除了下班之後總有意外任務、原訂開會計畫突然延後，這些不在意料之內的變化，總會讓人心煩氣躁，這時，適時給自己一點放鬆時間，會讓情緒穩定、心神歸位。

比起一直維持高度緊繃的情緒在工作，不如選擇在45分鐘的專注工作之後，休息15分鐘，讓自己重新開機、放鬆一下，不至於彈性疲乏，也才能再創下一個高效曲線。

這15分鐘的時間也不是隨意應用或發呆，你可以拿著平板或相對輕薄的筆電，換個環境演示準備好的簡報、或是帶著這份簡報，去跟其他同事討論與交流，作為下一次修改的基準。